Het Slijk

"De revolutie verdampt en wat overblijft is het slijk van een nieuwe bureaucratie." Aldus Kafka.
Het onderstaand relaas van ons waarnemend Hoofd bewijst dat we dus goed op weg zijn...



PRT Kunduz, Uber Feldpost 64298 Darmstadt, container 5, 17 januari 1391

‚t Zijn droeve tijden als de papieren oorlog woedt. Men weet, Europa is een complexe organisatie en daar hoort, volgens de specialisten van wie ik de expertise geenszins in twijfel durf te trekken, veel en ingewikkeld papierwerk bij. En het moet gezegd, op dat punt kent de missie Eupol wellicht haar gelijke niet.
Als tijdelijk hoofd van onze Kunduz satelliet heb ik me te gelasten met een aantal administratieve en logistieke beslommeringen die nu eenmaal voortvloeien uit dagdagelijkse en noodzakelijke menselijke activiteiten. Zoals daar is „naar de koer gaan“ , Antwerps bargoens voor „naar het toilet gaan“. Tot dusverre gebruikten we daarvoor een nog vrijstaande container – voorzien van toilet uiteraard - maar met het oog de nakende komst van een nieuwe collega die daarin te verblijven heeft diende om evidente redenen snel naar een andere oplossing gezocht. Een dixi dus, en nee dat is niet de muziekstijl van dixieland. Een dixi is een schijthuisje, een plastic hokje met daarin een chemisch toiletje. Het kamp staat er vol van, allemaal eigendom van de firma ECOLO die in het kamp het monopolie heeft van alles wat met schoonmaak, vuile was en dus ook schijthuisjes te maken heeft. Tussen haakjes, de firma verdient er een klein fortuin aan, waarom ben ik zelf niet op dat idee gekomen.
Als goede huisvader, bekommerd om het welzijn van de pis- en darmkanalen van zijn kroost, laat ik bijgevolg zo’n schijthuisje plaatsen. De firma komt het wekelijks onderhouden maar of ik daarvoor een klein standaardcontractje wil onderschrijven. Even aan het hoofdkwartier in Kabul melden. Jongens, wij hebben hier een schijthuisje laten plaatsen, kan ik dat contractje tekenen zodat jullie gefactureerd kunnen worden. Hoepekee, alles in orde. Niet dus, niet in orde.
Ik krijg een mailtje terug waarin staat dat ik zomaar geen schijthuisjes te placeren heb. Men heeft weliswaar begrip voor het urgente karakter, daar niet van, maar procedures zijn uitgevonden om te worden gevolgd, nietwaar. In dit geval komt het erop neer dat ik mijn schijthuisje moet indienen als een te financieren project.
Ik denk bij mezelf, nou, dat is een misverstand. Even rechtzetten. Mailtje terug waarin ik uiteenzet dat het hier niet gaat om een grootschalig en geldverslindend project – het ding verslindt alleen stront – maar om een nietig hokje in kunststof dat tegen een bescheiden vergoeding wordt leegezogen. Wellicht kan dat geregeld worden met een eenvoudige facturatie. Als ik daarvoor nu groen licht krijg is dat zo gepiept.
Nee, niet zo gepiept. Want er moet een tender procedure gevolgd worden, een aanbesteding zeg maar. Mailtje terug. Buiten ECOLO is er hier geen enkele firma op dit vlak operationeel in Kunduz hoor. Kan het niet wat simpeler ?
Nog dezelfde dag bezorgt de mailduif het antwoord. Drie formulieren zijn nodig : een „routing slip tender initiation“, een „justification note“ en, last but not least „ een „terms of reference“, bestaande uit zeven rubrieken. Men zou voor minder het vliegend schijt in vijfenzeventig kleuren krijgen.
18 mailtjes verder, geef ik me gewonnen. Even een blik werpen op die formulieren en, laten we beginnen met het basisdocument de „routing slip tender initiation“. Dat begint met de rubriek „requesting department“, de aanvrager dus, nou dat zijn wij. Vervolgens passeert die aanvraag het departement logistiek, die potentiele geregistreerde kandidaat-leveranciers moet suggereren. Daarna het departement veiligheid, ondermeer om na te gaan of mijn schijthuisje aan bijzondere technische vereisten dient te beantwoorden. Dan komt finance aan de beurt om de budgetlijn te bepalen. Moet geverifieerd en geviseerd worden door CoA en A/Homs, en waar dat voor staat heb ik nog niet achterhaald. Voorts gaat het naar procurement, die moeten nagaan of wel alle nodige stukken zijn gevoegd. Het komt dan terecht bij de Head of Mission die zijn fiat moet geven, waarna het document wordt geregistreerd, gescand en gearchiveerd. Tenslotte gaat het terug naar procurement die het opslaat in een database en een tender dossier opmaakt.
Maar zoals de term „initiation“ doet vermoeden, is dit het begin. Het document dient inderdaad nog vergezeld van twee bijlagen.
Een eerste bijlage is de „justification note“ waarin ik moet uitleggen waarom ik dat schijthuisje nou nodig heb. Daar hoort ook een schatting bij van de te verwachten kosten.
De tweede bijlage is de „term of reference“.
Gevraagd wordt te verstrekken
- background information, een historiekje waarin nogmaals de noodzaak van zo’n schijthuisje wordt uiteengezet
- objective en purpose, onderverdeeld in de rubriek „overall objective“ en „purpose“ , de antwoorden zouden mogelijks kunnen zijn – ik moet de aandrift bedwingen om het niet in te vullen – „ontlasting“ en „zonder storende effecten voor de omgeving“
- assumptions en risks, welke risico’s gaan gepaard met de plaatsing van ons huisje, grondverzakking, geurhinder, is er misschien een milieu-effecten rapport nodig ?
- scope of the work, aannemer en/of architect vandoen?
- logistics and timing, onderverdeeld min de rubrieken location, timing, equipment, service, initial expenditure (???) en service costs
- reports, hoe schieten de werken op, functioneert het huisje naar behoren, kan het opgeleverd worden ?
- monitoring en evaluation, het schijthuisje dient regelmatig geevalueerd en als het zijn best niet doet is wellicht een taakgesprek aangewezen.

En dit, luister en val niet omver, is de vereenvoudigde procedure. Ik mag namelijk nog van geluk spreken, wordt me gezegd, dat ik geen „technical agreement“ in te leiden heb, want ja, dat is pas een tijdrovende provedure. Een mens wordt er soms zo moe van
Zouden we dus niet beter een dikke boom opzoeken. Nee, want die is er niet. Hij is omgehakt om er papier van te maken.


(wordt wellicht vervolgd)